Términos de Uso y Condiciones para Usuarios
Las presentes Términos y condiciones regulan el acceso o uso que hagas, como persona, de aplicaciones, páginas web, contenido, productos y servicios puestos a disposición por UBIQUO CO WORK S.A.P.I de C.V. en lo sucesivo denominado como “Ubiquo”.
Ubiquo se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones según lo requiera. En caso de cambio o modificación de los términos y condiciones aquí descritos, se notificará a los usuarios suscritos a través del correo electrónico proporcionado en los datos de su cuenta.
LEE DETENIDAMENTE ANTES DE ACCEDER O USAR LOS SERVICIOS
Mediante su acceso y uso de los Servicios acuerdas vincularte jurídicamente por estos Términos y Condiciones, que establecen una relación contractual entre Ubiquo y tu. Si no aceptas estos Términos y Condiciones, no podrás acceder o usar los Servicios. Estas Condiciones sustituyen expresamente los acuerdos o compromisos previos. En caso de un incumplimiento a los presentes Términos y Condiciones por tu parte, Ubiquo podrá denegar el acceso a tu cuenta y/o a los Servicios. Por otro lado, Ubiquo podrá modificar o poner fin a estos Términos y Condiciones o a cualquiera de los Servicios ofrecidos en las aplicaciones de manera total o parcial, mediante notificación previa a través de la aplicación y/o correo electrónico.
1. DEFINICIONES
Para efectos de los presentes términos de uso y condiciones del servicio, las siguientes palabras se definirán como:
Ausencia - Es el acto de no utilizar un servicio de alquiler de espacios cuya reservación garantizada no fuese cancelada dentro del período permitido por Ubiquo.
CN - Los Centros de negocios cuyos servicios de alquiler de espacios se ofrecen y/o anuncian a través de la plataforma Ubiquo
Worker - La persona que crea una cuenta de usuario para utilizar los servicios de ubiquo para buscar y reservar espacios; o aquella persona que se suscribe a alguno de los newsletters del sitio ubiquo.work.
Empresa - Usuario con un perfil empresarial para administrar colaboradores así como su saldo dentro Ubiquo.
2. ACEPTACIÓN
El uso de nuestro sitio, tu registro como usuario del sitio, recepción de nuestros newsletters o la utilización de alguno de nuestros servicios, representa tu aceptación expresa de los presentes términos de uso y condiciones del servicio.
3. CREACIÓN Y VALIDACIÓN DE CUENTA
Durante el proceso de registro debes crear una cuenta de usuario. Para ello deberás proporcionarnos tu correo electrónico de registro, nombre, foto, teléfono y crear una contraseña personal, o hacerlo a través de tu cuenta de google+ o facebook. Recuerda que la información proporcionada debe ser verdadera, precisa, actual y completa. Cada cuenta de usuario y la correspondiente contraseña es personal e intransferible. Puedes actualizar todos tus datos dentro de tu cuenta de usuario cuando así lo requieras.
Al registrarte para utilizar Ubiquo llevaremos a cabo un proceso de validación de tu cuenta de correo electrónico. Tu cuenta de correo electrónico constituye el medio de comunicación oficial entre tus actividades como worker, como empresa o como Centro de negocios y Ubiquo por lo que al validar tu cuenta de correo electrónico otorgas tu consentimiento expreso para que todas las notificaciones que te realicemos a través del mismo, tengan validez legal en términos de lo dispuesto por el Código de Comercio, Código Civil Federal y Código Federal de Procedimientos Civiles.
4. USO DE LOS SERVICIOS
Con el fin de usar la mayor parte de los aspectos de los Servicios, debe registrarse y mantener activa una cuenta personal de usuario de los Servicios. Para obtener una cuenta debe tener como mínimo 18 años. El registro de la cuenta requiere que comuniques a Ubiquo determinada información personal, como tu nombre, número de teléfono móvil. Te compromete a mantener la información en tu cuenta de forma exacta, completa y actualizada. Si no mantiene la información de cuenta de forma exacta, completa y actualizada, podrá resultar en su imposibilidad para acceder y utilizar los Servicios o en la resolución por parte de Ubiquo de estas Condiciones celebradas. El worker, CN y la empresa son responsables de toda la actividad que ocurre en su cuenta y se compromete a mantener en todo momento de forma segura y secreta el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta.
Al registrarte en Ubiquo, podrás utilizar los servicios de reservación de espacios con alguno de nuestros CN. Para ello deberás de escoger la ubicación en donde deseas alquilar el lugar de trabajo, la fecha, la hora y el tiempo que requieres utilizar el espacio.
5. RESERVACIONES
Ubiquo proporciona el servicio de reservación de espacios para uso temporal a través de la red de CNs que se anuncian en la plataforma. Cuando reservas un espacio a través de Ubiquo, en tiempo real el CN recibe la reservación y éste presta directamente el servicio.
Para garantizar tu reservación, es necesario que tengas crédito precargado en tu cuenta. En este acto aceptas y autorizas a que, en caso de que no puedas presentarte y no hubieras cancelado tu reservación, conforme a la política de cancelaciones de Ubiquo, se haga un cargo por penalización por “Ausencia” equivalente al importe de la renta correspondiente a la reservación no cancelada en tiempo.
En caso de cancelación se realizará un reembolso electrónico en tu cuenta de usuario y podrás utilizarlo en tus próximas reservaciones. Aplican reglas, condiciones y comisiones establecidas en la política de cancelación.
6. RELACIÓN CON EL CN
Ubiquo no es responsable por el servicio que preste el CN. El servicio de Ubiquo se limita a gestionar la reservación ante el CN. Cualquier controversia que exista entre el worker y el CN deberá ser resuelta directamente entre ambas partes sin perjuicio de lo establecido en el punto 8 de los presentes términos de uso.
7. USO DE LOS ESPACIOS DISPONIBLES Y SUS SERVICIOS
El uso del espacio que reserves a través de Ubiquo se rige por las condiciones de uso que establece cada CN. Es tu obligación cumplir con las reglas, políticas y condiciones de uso establecidas por el CN y es obligación del CN proporcionarte el servicio con apego a dichas reglas.
8. MEDIACIÓN
En caso de que exista una controversia entre el worker y el CN, puedes iniciar un proceso de mediación a través de Ubiquo.
Necesitaremos que al iniciar el proceso de mediación nos cuentes qué fue lo que pasó, cuándo pasó, qué respuesta dio el CN a tu solicitud y qué alternativa de solución consideras adecuada. Igualmente te pediremos que si tienes alguna prueba sobre lo sucedido, nos la envíes en formato electrónico para poderla evaluar.
Una vez hecho esto, Ubiquo solicitará al CN que en un plazo no mayor a tres días nos dé su versión de los hechos, nos proporcione sus pruebas y nos proponga una alternativa de solución.
Luego de recibir la información de ambas partes, Ubiquo la revisará e invitará a ambas partes a llegar a un común acuerdo. Si esto no fuera posible, las partes podrán acudir a las autoridades competentes para ejercer las acciones que correspondan.
Nota: Este inciso aplica de forma recíproca si el CN reporta una controversia hacia un worker
9.CRÉDITOS EN UBIQUO
Los créditos de ubiquo se obtienen mediante transferencia bancaria a la cuenta de UBIQUO CO WORK S.A.P.I de C.V, es necesario informar a través de la plataforma de la recarga del crédito para proceder a la validación, una vez confirmada la transacción se verán tu crédito disponible reflejado en la plataforma. De la misma forma, cualquier devolución que se pudiera generar, solamente podrá hacerse en forma de crédito a la cuenta del usuario en cuestión.
Un worker, asociado a través de un correo electrónico en Ubiquo puede tener crédito disponible a través de una empresa, o varias, o incluso como freelance. El crédito disponible está visible siempre en la parte superior identificando el origen del mismo, siempre y cuando haya iniciado sesión como Worker.
Para poder hacer uso de sus distintos créditos, durante la misma sesión puede cambiar de empresa, esta opción está disponible dentro del menú en la sección de Empresas, aquí aparecerá el listado de empresas en las que colabora y puede tener saldo disponible, sólo deberá elegir la empresa y se actualizará la información en la parte superior.
10. FACTURACIÓN
Para la facturación electrónica los pagos hechos por los servicios reservados a través de Ubiquo, deberás enviarnos un correo electrónico a facturas@ubiquo.work con los siguientes datos: RFC, Domicilio Fiscal con código postal, Nombre completo o razón social y cualquier otro dato requerido para la generación del documento fiscal. Recuerda escribirnos desde el correo electrónico que tienes asociado a la cuenta de Ubiquo.
Ubiquo te generará la factura electrónica correspondiente en plazo no mayor a 48 horas.
11. PRIVACIDAD Y DATOS PERSONALES
Tus datos personales están seguros con Ubiquo. Para mayor información sobre los datos que recabamos, la finalidad del tratamiento y el ejercicio de tus derechos ARCO, por favor consulta nuestro aviso de privacidad www.ubiquo.work/privacidad.
12. POLÍTICAS DE CANCELACIÓN DE RESERVAS
Las políticas para la cancelación de cualquier reserva, se basan en la siguiente tabla:
El porcentaje de comisión se aplica al monto total pagado por la reserva y aparece como un movimiento de cancelación en el listado de movimientos.
13. Términos de uso y condiciones para Centros de Negocio
Administración y control de la información.
Todo usuario en el módulo de Centro de Negocios en la plataforma tendrá el control total de:
La información que se publica acerca del CN en Ubiquo, esto incluye sin limitar el nombre, la descripción general, en inglés y español, fecha de apertura, ubicación, información de contacto, amenidades, horarios, galería de imágenes, datos bancarios entre otros.
Los espacios que decida publicar y con esto poner a disposición de los usuarios para su reserva, esto incluye la información de capacidad, tipos de reserva que se permiten (por hora, por día, por semana o por mes), amenidades, entre otras.
Los precios que publique en la misma, esto significa que en cualquier momento puede realizar ajustes a los mismos. Estos aplicarán en tiempo real y únicamente a partir de la siguiente reserva que se realice, es decir, no son retroactivos.
Cuándo desea facturar las reservas que apliquen y la periodicidad de las mismas.
Reporte de movimientos por períodos.
Miembro Plus
En la sección de Generales de un CN, se encuentra la opción de Miembro Plus, es una casilla de verificación que el administrador puede activar o desactivar en cualquier momento. Esta opción ayuda a los CN para que el motor de búsqueda de la plataforma los ubique en los primeros resultados de cualquier búsqueda donde los criterios seleccionados por el Worker aplique. Puede activarse o desactivarse siempre que así lo decida el CN y aplican diferentes comisiones, mismas que se explican más adelante.
Para poder activar la opción de Miembro plus, es necesario que la calificación promedio del CN sea de 4 a 5 estrellas.
14.Bloqueo de espacios
Ubiquo cuenta con la funcionalidad de Bloqueo de espacios, pensada para deshabilitar un espacio de manera fácil e inmediata. Al momento de bloquear un espacio, en automático desaparece de las búsquedas y no se muestra más el espacio bloqueado a los Workers, por consiguiente no podrán generarse nuevas reservas a dicho espacio.
Es importante destacar que las reservas que se tuvieran al momento de bloquearlo no desaparecerán ni se cancelarán, por lo que el CN es responsable de otorgarle al Worker el servicio, al momento de que se presente de acuerdo a su reserva, si no es posible en el espacio reservado originalmente, deberá ser con uno equivalente o de características superiores a las elegidas.
15. Reservas privadas
Ubiquo cuenta con la opción de generar Reservas Privadas, estas se utilizan para bloquear el calendario de un espacio cuando éste sea ocupado por un cliente del CN que no pertenezca a la red de Workers de Ubiquo.
Para ubicar esta opción, deberás navegar en el menú a la sección de Espacios, eligiendo cualquiera de los tipos de espacios disponibles (Salas, Oficinas, escritorios, etc,). Donde aparecerá el listado de los espacios definidos por el CN.
Para cada espacio listado, aparece a la derecha una barra de herramientas donde se muestra una de Reservar (+). Esta opción permite generar la Reserva Privada.
Podrás verificar que se realizó la reserva del espacio en la sección de próximas reservas.
16.Reservas a usuarios
Las Reservas a Usuarios es una funcionalidad que permite al Centro de Negocios facilitar a un Worker el trabajo de elegir un espacio y generarle una reserva para el momento que lo requiera.
Es importante saber que estas reservas no quedan confirmadas, por lo que el Worker las podrá ver en la sección de Reservas Guardadas y confirmarlas en su caso.
17.Usuarios Administradores
El usuario que crea un CN en Ubiquo, por omisión se convierte en el usuario Administrador dueño del mismo, sin embargo tiene la opción de agregar más usuarios como administradores del mismo, esto lo podrá realizar desde el menú en la opción de Administrador con el botón de Agregar administrador, el usuario deberá haberse registrado previamente en Ubiquo y contar con un usuario.
Los administradores agregados de esta manera podrán realizar las mismas tareas que el administrador dueño del CN, y podrán ser desvinculados en cualquier momento.
18.Los precios y montos publicados
El CN tiene en todo momento el control sobre los precios que publica en Ubiquo que deberán incluir el IVA , por lo que es responsabilidad del CN respetar los precios a los Workers.
Los precios pueden actualizarse siempre que lo requiera el CN ya sea por mejoras a sus instalaciones que considere que el valor del espacio se incrementa, o por cuestiones de estrategias comerciales que decida bajar precios, estos se actualizan individualmente.
Las actualizaciones en los precios aplican a partir del momento en que se guarda el precio, la siguiente reserva que se genere en Ubiquo llevará el nuevo precio. Estas actualizaciones no son retroactivas, por lo que si el espacio ya tenía reservas próximas, estas mantendrán el precio con el que se confirmaron en su momento.
En caso que un Worker aplique una mejora o extensión de su reserva, el complemento si considera el precio vigente al momento de su confirmación.
19.Las comisiones
Ubiquo cobra comisiones por las reservas confirmadas, así como los movimientos que se realicen sobre las mismas reservas.
La comisión que Ubiquo cobra tiene 2 variantes:
Comisión general. Aplica para cualquier reserva confirmada, así como los movimientos que se realicen sobre las mismas reservas del CN que no hayan marcado la casilla de Miembro Plus, y es del 15%.
Comisión Miembro Plus. Aplica para cualquier reserva confirmada, así como los movimientos que se realicen sobre las mismas reservas del CN que hayan marcado la casilla de Miembro Plus, y es del 18%.
Esta comisión se refleja al momento de iniciar el proceso de reembolso, sin embargo se ve reflejada en la sección de Mi Cuenta Ubiquo - Movimientos del período, como Comisión y Porcentaje de comisión.
20.Proceso de reembolsos
El proceso de reembolso considera las siguientes reglas:
Movimientos como: Reservas confirmadas, upgrades de reservas, extensiones de reservas, comisiones por cancelación de reservas.
La fecha de inicio de los movimientos deberán ser menores al día que se inicia el proceso.
Los movimientos no podrán estar pagados previamente.
El proceso se inicia en la sección del menú Mi Cuenta Ubiquo - Facturación. en esta opción se muestra un listado con el historial de procesos y su estatus.
Se deberá elegir la opción Iniciar Proceso, donde el sistema en automático te mostrará todos aquellos movimientos que cumplan con las reglas arriba mencionadas, el monto total de la factura incluyendo el impuesto aplicable.
Para continuar deberás elegir la opción de Crear Referencia, esto generará una nueva referencia que aparecerá en el listado que se menciona en el punto 4, es importante que lo identifiques y utilices el número de referencia que generó el sistema para incluirlo en la factura. Esta deberá llevar los datos de la facturación.
Una vez que tengas la factura en formato PDF y XML, podrás proceder a subir la factura a Ubiquo, esto lo podrás hacer ubicando la referencia en el listado que se menciona en el punto ,en la opción subir factura.
También deberás elegir la cuenta bancaria a la que desees que se realice el reembolso. Puedes tener una o varias cuentas asociadas con tu CN y las podrás actualizar en la opción de Datos bancarios.
Ubiquo revisará que la información proporcionada sea correcta y coincida con la de la referencia y de ser así, el reembolso se realizará a la cuenta que hayas elegido en un plazo máximo de 2 días hábiles.
Una vez confirmado el pago, los movimientos relacionados aparecerán con el estatus de pagados.
En caso de que sea rechazado el proceso, en el mismo listado aparecerá el motivo del rechazo para que puedas realizar los ajustes necesarios. Es importante saber que una vez rechazado deberás iniciar un nuevo proceso, y es probable que al iniciar el nuevo proceso, incluya otros movimientos que en ese momento cumplan con las reglas.
21.Carga de colaboradores
La carga de colaboradores le permite al Administrador asociar a los usuarios a los que les desea otorgar saldo para su uso en Ubiquo.
Se pueden agregar colaboradores de manera individual, esta funcionalidad le enviará un correo electrónico al usuario para notificarle que pertenece a la empresa y eventualmente podrá contar con crédito a través de la misma. El usuario deberá completar su registro en Ubiquo para poder hacer uso de los beneficios de Ubiquo.
Se pueden agregar colaboradores de manera masiva, esta funcionalidad se aplica para cargar una lista de usuarios de manera sencilla, a través de un archivo de carga. La diferencia es que en este caso no recibirán correos de confirmación los usuarios. Es importante notificarles de manera interna (a través de un correo corporativo) para que procedan a completar el registro en Ubiquo y así poder hacer uso de los beneficios de Ubiquo.
Una vez que completa su proceso de registro con el correo electrónico asociado, el usuario podrá hacer uso de los beneficios de Ubiquo.
22.Administradores
El usuario que crea una empresa, es considerado como el dueño de la misma dentro de Ubiquo, como tal, puede en todo momento agregar más administradores que le apoyen con las tareas de gestión dentro de Ubiquo.
Los administradores que se agreguen, aparecerán dentro del menú de Grupos en el de Administradores, y podrán ser removidos en cualquier momento.
23.Grupos
El administrador puede crear o eliminar grupos conforme lo requiera, estos sirven para organizar a los colaboradores.
En caso de eliminar un grupo, los colaboradores no desaparecen, simplemente se mueven a la sección de colaboradores.
Un colaborador puede ser movido de un grupo a otro en todo momento.
El grupo de Administradores es el único que no puede eliminarse.
Todo colaborador incluyendo los administradores pueden recibir saldo de la empresa.
24.Bloqueo de colaboradores
En todo momento el Administrador de la empresa podrá bloquear o desbloquear colaboradores. El bloqueo de colaboradores aplica para aquellos casos como cuando el colaborador deja de trabajar en la empresa y de manera inmediata se le restringe el acceso al saldo y a las próximas reservas que tuviera.
Al bloquear un colaborador, en caso de tener saldo, éste pasará a formar parte del saldo disponible de la empresa para su posterior redistribución.
En caso de tener próximas reservas, éstas se cancelarán de acuerdo a las reglas de cancelación arriba mencionadas, aplicando comisiones en su caso y el remanente quedará como saldo del colaborador, que inmediatamente pasará a formar parte del saldo disponible de la empresa.
25.Recarga de Saldo
La recarga de saldo es el primer paso para habilitar a los colaboradores de la empresa como workers dentro de Ubiquo. En el menú de saldos en la opción de Recarga, se captura la información relacionada con el depósito realizado previamente a la cuenta de Ubiquo para notificar de la transacción. Esto dispara una notificación al área de tesorería de Ubiquo donde se confirmará la recepción del dinero, una vez confirmado, el saldo aparecerá como disponible para la empresa.
26.Distribución de Saldo
A través de la distribución del saldo se le asigna a los colaboradores que se encuentren activos en la empresa el monto que se defina. El monto lo define el administrador a través de un archivo csv.
Se puede descargar un archivo CSV con el listado de los colaboradores activos, que son los que pueden recibir saldo, y en todo momento se pueden quitar colaboradores que no se les requiera cargar saldo. Es importante saber que el monto total a distribuir no puede rebasar el monto disponible que tenga la empresa en el momento de realizarlo.
Una vez realizada la distribución, inmediatamente aparecerán los colaboradores con el el saldo actualizado. En ese momento, cada colaborador al iniciar sesión en Ubiquo como Worker, podrá ver su saldo actualizado y podrá hacer uso del mismo.
27.Vigencia del crédito en Ubiquo
Las empresas que realicen una recarga de crédito tendrán el derecho de distribuirlo y utilizarlo, a través de sus colaboradores. Este crédito tendrá una vigencia de 4 (cuatro) meses. Una semana antes de que caduque el crédito se enviará un correo electrónico al usuario del crédito para invitarlo a que abone un mínimo de $500 MXN para extender la vigencia de su crédito otros 4 (cuatro) meses. De lo contrario este crédito se descontará de la cuenta y quedará sin saldo hasta que se realice una nueva recarga.
